문서란 업무를 위해 사용하는 보고서, 장부, 전표, 프로그램 등 기록으로 남기는 모든 서류를 말한다.
각 문서의 종류에 대해서 알아보자. 문서를 알기 위해서는 원뜻, 즉 사전적인 의미부터 이해하면 좋다.
문서의 종류와 사전적인 의미
● 기안(起案) : 문안의 기초 단계로 문서의 초안(草案)을 세움
● 품의(稟議) : 윗사람에게 말이나 글로 여쭈어서 의논함
● 보고(報告) : 윗사람에게 어떤 일의 내용이나 결과를 말이나 글로 알림
● 기획(企劃) : 어떤 일을 이루기 위해 계획함
● 계획(計劃) : 할 일의 절차와 방법, 규모를 미리 헤아려 작정함
즉, 기안은 어떤 일의 결정을 하기 전에 상사와 의견을 교환하기 위한 과정이고 품의는 허락을 받기 위한 과정이다, 그리고 보고는 품의에 의해 일을 마친 후에 결과를 알리는 것이다. 따라서 '기안서→품의서→보고서'의 순으로 문서를 만들면 된다.
기획은 기안, 품의, 보고 등 모든 분야에서 새로운 것을 꾀하고자 하는 모든 계획을 통칭하는 것이고, 계획은 하기로 확정된 일에 대한 구체적인 방법을 정의한 것으로 기안과 품의가 그 안에 포함된다.
기안이나 기획에 대한 서류는 특별한 양식이 있다기보다 일의 특성에 따라 상황에 맞게 작성하면 된다.
하지만 품의서나 보고서는 기업별로 적합한 표준양식을 보유하고 있으므로 반드시 이에 따르도록 하고, 글자의 크기나 스타일 등은 지정된 형식을 따르면 된다.
문서를 작성하는 기본 방법
● 문서 용지의 규격 : 대부분의 문서는 백색A4 용지 세로쓰기를 원칙으로 하고, 대개 상·하·좌·우에 적당한 여백을 둔다.
● 문서의 결재 : 업무효율을 위해 작성, 심사, 승인의 3단계 결재를 거치는 것이 일반적이다. 예를 들어 '팀원-팀장-사장' 관리체계일 경우 최종 승인자가 사장이라면 팀원이 작성을 하고 팀장이 심사를 해야 한다는 뜻이다. 결재(署名) 공간은 문서의 오른쪽 위에 위치하도록 하고 서명 및 서명일지를 적는다. 합의가 필요한 경우 결재란 아래에 합의자의 성명, 서명, 서명일자를 표기한다.
● 보안등급 : 문서의 공개나 유출로 인하여 특정인 또는 조직에게 업무방해 또는 안전과 이익에 지장을 초래하지 않도록 보안등급을 문서의 왼쪽 위에 적색 글씨로 표기한다. 보안 등급은 극비, 대외비, 사외비, 부서외비로 나눌 수 있다. 극비는 대상자 심사 전 유출 금지, 대외비는 업무관련자 외 유출 금지, 사외비는 회사 밖 유출 금지, 부서외비는 부서 밖 유출 금지를 의미한다.
● 문서번호 : 최종 승인 후 문서를 사내에 보관하거나 외부로 발송 할 경우 관리부서에서 문서번호를 지정한다. 통상적으로 결제자가 속한 조직의 약어(약칭). 작성년도, 작성월, 일련번호를 '000-00-0000'(예 : M-09-03-1234)'의 방식으로 사용하며 작성월은 생략하기도 한다.
● 용어의 사용
-문서에는 '님'이라는 직책의 경어를 사용하지 않는다.
-한자 및 외래어는 나란히 적는다.
-숫자는 아라비아 숫자로 표기한다. 단, 금액은 변조를 항지하기 위해 괄호 안에 '금 00원' 등의 한글과 함께 적는다.
-날짜는 한글 '연·월·일'을 생략한 '0000.00.00'의 형태로 적는다.
-시각은 한글 '시·분'을 제외한 '18:30' 등의 24시각제로 쓴다.
● 표의 사용 : 표의 빈 칸에는 '-'표시를 하고 아래으 ㅣ모든 칸을 채우지 않을 겨우에는 '이하 빈칸'이라고 표기한다.
● 항목의 구분 : 문서에 여러 하위 단계를 표시할 때는 항목을 다음과 같이 구분한다.
-첫째 항목 : 1, 2, 3, 4….
-둘째 항목 : 가, 나, 다, 라….
-셋째 항목 : 1), 2), 3), 4)….
-넷째 항목 : 가), 나), 다), 라)….
-다섯째 항목 : (1), (2), (3), (4)….
-여섯째 항목 : (가), (나), (다), (라)….
항목을 더 구분해야 하는 경우에는 '■, □, ▶, ▷, ●, ○' 등의 기호도 사용할 수 있다.
● 서체와 간격 : 보기 좋고 가독성 있는 서체를 사용하는 것이 좋다. 회사의 정해진 향식이 있다면 이를 따르도록 한다.
● 별첨 표기 : 문서에 별도로 첨부한 다른 문서가 있을 경우, 한 줄 띄운 다음 '별첨'이라고 쓰고 '1. 고객사현황 1부' 처럼 첨부한 문서의 제목과 부수를 표기한다.
● 끝 표기 : 본문의 끝, 또는 별첨이 있을 경우에는 별첨이 끝나는 지점에서 1자(子)를 띄우고 '끝.'이라고 표기한다.
각 문서의 종류에 대해서 알아보자. 문서를 알기 위해서는 원뜻, 즉 사전적인 의미부터 이해하면 좋다.
문서의 종류와 사전적인 의미
● 기안(起案) : 문안의 기초 단계로 문서의 초안(草案)을 세움
● 품의(稟議) : 윗사람에게 말이나 글로 여쭈어서 의논함
● 보고(報告) : 윗사람에게 어떤 일의 내용이나 결과를 말이나 글로 알림
● 기획(企劃) : 어떤 일을 이루기 위해 계획함
● 계획(計劃) : 할 일의 절차와 방법, 규모를 미리 헤아려 작정함
즉, 기안은 어떤 일의 결정을 하기 전에 상사와 의견을 교환하기 위한 과정이고 품의는 허락을 받기 위한 과정이다, 그리고 보고는 품의에 의해 일을 마친 후에 결과를 알리는 것이다. 따라서 '기안서→품의서→보고서'의 순으로 문서를 만들면 된다.
기획은 기안, 품의, 보고 등 모든 분야에서 새로운 것을 꾀하고자 하는 모든 계획을 통칭하는 것이고, 계획은 하기로 확정된 일에 대한 구체적인 방법을 정의한 것으로 기안과 품의가 그 안에 포함된다.
기안이나 기획에 대한 서류는 특별한 양식이 있다기보다 일의 특성에 따라 상황에 맞게 작성하면 된다.
하지만 품의서나 보고서는 기업별로 적합한 표준양식을 보유하고 있으므로 반드시 이에 따르도록 하고, 글자의 크기나 스타일 등은 지정된 형식을 따르면 된다.
문서를 작성하는 기본 방법
● 문서 용지의 규격 : 대부분의 문서는 백색A4 용지 세로쓰기를 원칙으로 하고, 대개 상·하·좌·우에 적당한 여백을 둔다.
● 문서의 결재 : 업무효율을 위해 작성, 심사, 승인의 3단계 결재를 거치는 것이 일반적이다. 예를 들어 '팀원-팀장-사장' 관리체계일 경우 최종 승인자가 사장이라면 팀원이 작성을 하고 팀장이 심사를 해야 한다는 뜻이다. 결재(署名) 공간은 문서의 오른쪽 위에 위치하도록 하고 서명 및 서명일지를 적는다. 합의가 필요한 경우 결재란 아래에 합의자의 성명, 서명, 서명일자를 표기한다.
● 보안등급 : 문서의 공개나 유출로 인하여 특정인 또는 조직에게 업무방해 또는 안전과 이익에 지장을 초래하지 않도록 보안등급을 문서의 왼쪽 위에 적색 글씨로 표기한다. 보안 등급은 극비, 대외비, 사외비, 부서외비로 나눌 수 있다. 극비는 대상자 심사 전 유출 금지, 대외비는 업무관련자 외 유출 금지, 사외비는 회사 밖 유출 금지, 부서외비는 부서 밖 유출 금지를 의미한다.
● 문서번호 : 최종 승인 후 문서를 사내에 보관하거나 외부로 발송 할 경우 관리부서에서 문서번호를 지정한다. 통상적으로 결제자가 속한 조직의 약어(약칭). 작성년도, 작성월, 일련번호를 '000-00-0000'(예 : M-09-03-1234)'의 방식으로 사용하며 작성월은 생략하기도 한다.
● 용어의 사용
-문서에는 '님'이라는 직책의 경어를 사용하지 않는다.
-한자 및 외래어는 나란히 적는다.
-숫자는 아라비아 숫자로 표기한다. 단, 금액은 변조를 항지하기 위해 괄호 안에 '금 00원' 등의 한글과 함께 적는다.
-날짜는 한글 '연·월·일'을 생략한 '0000.00.00'의 형태로 적는다.
-시각은 한글 '시·분'을 제외한 '18:30' 등의 24시각제로 쓴다.
● 표의 사용 : 표의 빈 칸에는 '-'표시를 하고 아래으 ㅣ모든 칸을 채우지 않을 겨우에는 '이하 빈칸'이라고 표기한다.
● 항목의 구분 : 문서에 여러 하위 단계를 표시할 때는 항목을 다음과 같이 구분한다.
-첫째 항목 : 1, 2, 3, 4….
-둘째 항목 : 가, 나, 다, 라….
-셋째 항목 : 1), 2), 3), 4)….
-넷째 항목 : 가), 나), 다), 라)….
-다섯째 항목 : (1), (2), (3), (4)….
-여섯째 항목 : (가), (나), (다), (라)….
항목을 더 구분해야 하는 경우에는 '■, □, ▶, ▷, ●, ○' 등의 기호도 사용할 수 있다.
● 서체와 간격 : 보기 좋고 가독성 있는 서체를 사용하는 것이 좋다. 회사의 정해진 향식이 있다면 이를 따르도록 한다.
● 별첨 표기 : 문서에 별도로 첨부한 다른 문서가 있을 경우, 한 줄 띄운 다음 '별첨'이라고 쓰고 '1. 고객사현황 1부' 처럼 첨부한 문서의 제목과 부수를 표기한다.
● 끝 표기 : 본문의 끝, 또는 별첨이 있을 경우에는 별첨이 끝나는 지점에서 1자(子)를 띄우고 '끝.'이라고 표기한다.
● 쪽 표시 : 문서가 2쪽 이상일 떄는 하단 중앙에 '1/3'과 같이 현재쪽과 총 쪽수를 함께 기입한다.
● 문서의 수정
-문서의 일부를 삭제할 때는 삭제할 부분에 두 줄을 긋고 수정자가 날인을 한다.
-문구를 삽입할 때는 '√'표시를 하고 내용을 기입한 뒤 날인을 한다.
-수정할 때는 두 줄을 그은 뒤 수정 내용을 적고 날인을 한다.
● 문서의 보존
-문서의 보존 유무는 업무의 소관 부서가 자율적으로 정하며, 기한은 필요성과 법률상의 근거에 준하여 최소 1년에서 3년, 5년, 10년 이상으로 한다.
문서의 접수와 발송
문서를 접수했을 때는 문서 왼쪽 아래에 청색 접수인을 날인하고 일련번호를 부여하여 사내 문서접수대장에 기록한다. 문서를 발송할 때는 문서 오른쪽 아래에 적색 발송인을 날인하고 일련번호를 부여하여 문서발송대장에 기록한다. 형식은 사내 접수·발송대장 양식에 따른다.
출처 : http://blog.joinsmsn.com/media/folderListSlide.asp?uid=iseek&folder=95&list_id=10826135
